Une boîte de factures papier se transforme en dossiers PDF classés par année et par fournisseur. Ce pas à pas numérise avec le scanner Epson ES-C320W, étiquette les classeurs d'originaux à la DYMO LabelManager 280 et ne passe au destructeur Rexel Optimum Auto+ 100X que les papiers dont la conservation n'est plus exigée.
À prévoir
Avant de toucher aux papiers, lisez la page de service-public.fr sur les délais de conservation des documents d'entreprise, et la partie du BOFiP consacrée à la numérisation des factures. Notez pour chaque type de pièce ce qu'il faut conserver, et sous quelle forme.
Attention. Les durées et les conditions de conservation dépendent de la nature de la pièce et du statut de l'entreprise : en cas de doute, demandez l'avis d'un expert-comptable avant toute destruction.
Classez les factures par année puis par fournisseur. Dépliez les coins, retirez les post-it et lissez les feuilles froissées pour qu'elles passent sans bourrage dans le chargeur.
Dans Epson ScanSmart, choisissez le recto verso, une résolution de 300 dpi et l'enregistrement en PDF avec recherche de texte, ou en PDF/A pour l'archivage. Faites un essai sur une seule facture et vérifiez qu'elle est lisible à l'écran, couleurs comprises.
Attention. Le BOFiP exige une copie conforme à l'original en image et en contenu, sans retouche d'image : désactivez les corrections automatiques qui modifieraient l'aspect de la facture si l'original doit être détruit.
Posez 20 feuilles au maximum dans le chargeur, face à numériser selon l'indication du scanner, et lancez la numérisation recto verso en un passage. Contrôlez le nombre de pages du fichier obtenu avant de passer au lot suivant.
Adoptez un nom unique et stable, par exemple date au format AAAA-MM-JJ, puis fournisseur, puis numéro de facture. Rangez chaque fichier dans un dossier par année, inclus dans la sauvegarde habituelle.
Rangez les originaux à garder dans des classeurs par année, et imprimez sur la LabelManager 280 une étiquette de 12 mm sur 2 lignes : année et fournisseurs, puis date limite de conservation relevée à l'étape 1.
Passez au destructeur Rexel les seuls papiers dont la conservation n'est plus exigée, agrafes comprises, par piles de 100 feuilles au plus. Laissez la machine refroidir après 20 minutes de marche continue.
Attention. Ne glissez jamais les mains, une cravate, un bijou ou des cheveux longs près de la fente, et videz la corbeille dès que l'indicateur de corbeille pleine s'allume.
Chaque facture numérisée s'ouvre en PDF lisible avec toutes ses pages, porte un nom au format retenu, figure dans un dossier sauvegardé, et chaque classeur d'originaux affiche son étiquette et sa date limite.
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Rédigé par la rédaction de Softopia.